Уақыт — ең құнды ресурс, сондықтан оны тиімді пайдаланған маңызды. Жеке тиімділігіңізді арттыратын уақыт басқару әдістері туралы сөйлесейік.

Тайм-менеджмент дегеніміз не

Бұл - уақытты басқару ғылымы мен тәжірибесі. Ол адамдарға уақытын дұрыс бөліп, мақсаттарға жетуге, тапсырмаларды орындауға және жұмыс уақытын, жалпы өмірін бақылауда ұстауға көмектеседі. Тайм-менеджменттің міндеті – уақытты ақылмен пайдалану және қажетсіз жоғалтулар мен алаңдаушылықтарға жол бермеу.

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

Тайм-менеджмент не үшін қажет

Жауап қарапайым: өнімділікті жақсарту үшін, көп істерді қысқа мерзімде орындау үшін, мақсаттарға қол жеткізу үшін және ұйымастырушы болу үшін. Тайм-менеджмент сондай-ақ уақытының тапшылығымен байланысты прокрастинациямен, алаңдаушылық факторлармен және күйзелістермен күресуге көмектеседі.

«Уақыт жегіштері» қандай болуы мүмкін

«Уақыт жегіштерін» сипаттайтын арнайы термин бар — бұл хронофаг. Егер сіздің ісіңіз толық демалыс немесе пайда әкелмесе, бұл – хронофаг. Ең таралған уақыт жегіштерін біліп алып, оларға берілмеуге тырысқан жөн. Міне олар:

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

Интернет: TikTok және YouTube бейнелері, Telegram жаңалықтық және ойын-сауық арналар, әлеуметтік желілердегі ленталар… Мұның бәрі және басқалары пайдалы істерден уақыт алады және физикалық, эмоционалдық күштерді жұмсайды.

Теледидар: шексіз сериалдар мен ток-шоулар кейіпкерлерге жанашырлық танытуға мәжбүр етеді. Ал істер орындалмай қала береді.

Ойындар: телефонда немесе компьютерде болсын, олар бірдей уақытта алады. Оның ішінде күш-қуатты қалпына келтіруге арналған уақыт та бар.

Қарым-қатынас: мұнда әріптестермен сөйлесулер, туыстармен әңгімелер, мессенджерлердегі байланыстар кіреді. Маңызды сұхбаттарды маңызды еместерден ажыратуды үйренген жөн.

Болмай қоймайтын күштер: кептелістер, ауа райы, істемей қалған компьютер — бәрі маңызды істен уақытты алады. Бірақ бұл нәрселермен күресу мүмкін емес.

Жеке сапалар: бас тартудың білмеуі және барлыққа пайдалы болуға ұмтылу, шамадан тыс баяулық және асып-соғу, басымдықтарды білмеу.

Прокрастинация: бұл жалқаулық емес, маңызды тапсырманы іске асырудан ішкі қалау. Әдетте, бұл бірнеше себептер бойынша орын алады:

• тапсырма тым күрделі немесе бірнеше тапсырма бар, ал басымдықты анықтау қиын;
• шаршау;
• жеткіліксіз мотивация.

Тайм-менеджмент әдістері

Уақытты басқару техникалары аз емес. Ең кең таралғанын талқылап, олардың қайсысы сізге пайдалы болатынын анықтайық.

Жоспарлау

Жоспарлау — мақсатқа жету үшін орындалуы тиіс іс-әрекетер мен тапсырмалардың белгілі бір реті. Жоспарлаудың арқасында тапсырмаларды орындау үшін уақыт пен күшті ақылмен бөлуге болады. Бұл техниканың негізгі қағидасы — күнде орындай алатын істердің дәл санын жоспарлау. Жоспарды асыра орындап, өзіңді батыр сезінген жақсы, әйтпесе оны орындай алмай, өзіңді сәтсіздікке ұшырадың сезіну.

Жоспарлауға күнделіктер немесе жоспарлаушылар ең қолайлы, оларды қағаз қалпында да, қолданба немесе сервис ретінде де қолдануға болады.

Жоспарлау бірнеше түрге бөлінеді:

Ұзақ мерзімді — әдетте, бірнеше ай немесе тіпті жылдардағы негізгі мақсаттар мен басымдықтарды анықтайды.

Орта мерзімді — бірнеше аптадағы тапсырмалар.

Қысқа мерзімді — күнделікті міндеттемелер.

Айтпақшы, контент жоспарын Postmypost AI көмегімен құрастыруға болады. Нейрондық желі бірнеше секунд ішінде контент жоспарын жазады, қажет болса, хроника мен рилдерге арналған идеялар пайда болады, оларға сценарийлер мен жазбалардың мәтіндерін жазады.

Техника неге пайдалы

• Әртүрлі міндеттер арасында уақыттық және еңбек ресурстарын таратуға көмектеседі, бұл жұмыс тиімділігін арттырады және артық жұмыс мүмкіндігін азайтады.
• Неғұрлым маңызды міндеттерді анықтауға мүмкіндік береді, бұл оларға назар аударуға көмектеседі.
• Жоспарлау икемді болуы мүмкін, бұл кенеттен әрекет етуге және өзгереалатын жағдайларда бейімделуге мүмкіндік береді.
• Жұмсауды жеңілдетеді, бұл легі орындалуын жеңілдетеді.

Помидор қағидасы

Франческо Чирилло осы әдісті 1980 жылдары ойлап тапты. Ол осы атауды асхана таймеріне ұқсас болып жасалған помидор формасы үшін атаған.

Помидор қағидасының негізгі идеясы жұмыс орындарын 25 минуттық қысқа интервалдарға бөлуді Одан кейін әр «помидордан» кейін 5 минуттық қысқа үзіліс, ал төрт «помидордан» кейін 15-30 минуттық ұзақ үзіліс жүреді.

Техника неге пайдалы

• Бір уақытта бір міндетке назар аударуға және өнімділікті арттыруға мүмкіндік береді.
• Жұмысты бақылауға көмектеседі және басқа істерге назар аударуға жол бермейді.
• Әр «классикалық» интервал 25 минут болса да, оны тапсырманың күрделілігіне байланысты ұзақтығын өзгертуге болады.

Бұл акроним, ол тайм-менеджменттегі міндеттер мен мақсаттарды сипаттайды. SMART бес негізгі элементтен тұрады:

• Specific (нақты);
• Measurable (өлшенетін);
• Achievable (қол жетімді);
• Relevant (маңызды);
• Time-bound (уақытша шектеулі).

Техниканың мәні — өз алдына нақты, өлшенетін, қол жетімді, маңызды және уақытша шектеулі сияқты міндеттер қою. Бұл міндеттерді айқынырақ етуге және олардың орындалуын жеңілдетуге көмектеседі.

Техника неге пайдалы

• Нақты нәтижелерге назар аударуға көмектеседі, бұл оларды орындау мүмкіндігін арттырады.
• Прогрессті қадағалауға және нәтижелерді бағалауға мүмкіндік беретін анық өлшеу критерийлері бар.
• Шынайы мақсаттар қоюды талап етеді, бұл сәтсіздік қаупін азайтады және мотивацияны арттырады.
• Ұйым немесе жеке тұлға үшін маңызды, бұл олардың орындалуына деген ынта мен адалдықты арттырады.
• Міндеттерді орындаудың нақты мерзімдері бар, бұл жұмысты ұйымдастыруға және міндеттерді орындау процесін бақылауға көмектеседі.

Парето заңы

Бұл техниканың негізгі идеясы ең маңызды міндеттерді орындауға назар аудару болып табылады, өйткені олар қайтарымды қамтамасыз етеді. Парето заңына сәйкес нәтижеге айтарлықтай әсер етпейтін міндеттерден аулақ болуға болады.

Вильфредо Парето бұл заңды әзірлеп білдірген, ол былай дейді: нәтижелердің 80%-ы күш-жігердің 20%-ы арқасында қол жеткізіледі. Мысалы, команданың 20%-ы жұмыстың негізгі бөлігін орындайды, нәтижеге 80% әкелетін тиімді әрекеттердің 20%-ы әсер етеді.

Әлеуметтік желілердегі жарияланымдардың тұрақты шығымына қол жеткізуде нәтиже алуға арналған тиімді құралдардың бірі — Postmypost. Сервисте кез-келген уақытта және күні жарияланымдарды жоспарлауға болады және осылайша өз күш-жігеріңізді, сондай-ақ тапсырмаларды орындауға қажетті уақытты үнемдей аласыз.

Техника неге пайдалы

• Көзі айтарлықтай қайтарымды әкелетін мәнді міндеттерге назар салуға көмектеседі. Бұл өз күштерін тиімді пайдалануға мүмкіндік береді.
• Ең жоғары қайтарымды әкелетін басымдықты міндеттерді анықтауға мүмкіндік береді.
• Өнімділікті арттыруға қажет салаларды анықтауға көмектеседі.

Эйзенхауэр матрицасы

АҚШ президенті Дуайт Эйзенхауэр міндеттер приоиреті бойынша оларды бөлу матрицасын құрды. Қалам алып, қағаз бетінде төрт бөлікке бөлінген квадрат салңыз. Содан кейін әр міндетті екі сұраққа жауап бере отырып бағалаңыз: «Бұл шұғыл міндет пе?» және «Бұл маңызды міндет пе?». Одан кейін, ол қай категорияға жататынын анықтаңыз.

• Шұғыл және маңызды: шұғыл шешімді қажет ететін міндеттер, оларды кейінге қалдыруға болмайды. Бұл жұмыс орнында шұғыл сұрақтар, денсаулық мәселелері сияқты міндеттер.
• Маңызды, бірақ шұғыл емес: маңызды, бірақ шұғыл емес міндеттер. Оларды кейінге қалдыруға болады, бірақ міндетті түрде шешілуі қажет. Мысалы, демалысты жоспарлау немесе жаңа дағдыларға үйрену.
• Шұғыл, бірақ маңызды емес: Мұндай міндеттерді «барлық кіріс қоңыраулар мен хаттарға жауап беру», «өнімсіз жиынға қатысу» сияқты жүктеуші немесе жақсырақ — басқару.
• Шұғыл және маңызды емес: пайдасы жоқ немесе алаңдататын міндеттерді ескермеу қажет. Оған әлеуметтік желідегі ленталар мен қажетсіз әңгімелерді қосуға болады.

Осы техниканы қолдану арқылы уақытты басқаруды тиімдірек жасауға, басымдықты міндеттерге назар салуға және пайдасыз міндеттерден бас тартуға мүмкіндік береді.

Техника неге пайдалы

• Эйзенхауэр матрицасы міндеттердің басымдықтарын анықтауға және ең маңызды текоралыларға назар аударуды жеңілдетуге көмектеседі.
• Міндеттерді әртүрлі категорияларға бөліп, уақыт басқаруды жеңілдетеді.
• Шұғыл міндеттерді алаңдатарлық факторлардан ажыратып, нәтижесіз мерзімсіздерден үйренуге көмектеседі.

«Таңертеңгі шабо бәйтерек»

Кәдімгі шабаларды жеудің қажеті жоқ. Бұл техника тапсырмаларды екі топқа бөлуге негізделген: «шабо» және «дәмді таңғы астығындар».

«Шабалар» — жексенбелік және іш пыстыратын міндеттер, оларды алдымен орындау керек. «Дәмді таңғы астығындар» — күнделікті, жеңіл және қызықты міндеттер. Оларды «шабалардан» кейін қалдырыңыз.

Техниканың мақсаты — шабаларды орындау процессін жағымды және күйзелксіз ету және одан кейін «тәуір таңғы астығындарға» ауыстырылған. Бұл көтермелеуді арттырып, күнделікті жақсартуға көмектеседі.

Техника неге пайдалы

• Тапсырмаларды басқарылатын бөліктерге бөлуге көмектеседі, оларды стресс-тегіс жұма-жұма күні жасау.
• Жағымды және жағымды тапсырмаларды ауыстыру арқылы ынталандыруды арттырады.
• Күнделікті көңіл-күйді жақсартып, стресс деңгейін төмендетуі мүмкін.

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

10-3-2-1-0

Формула 10-3-2-1-0 сіздің өміріңізді өзгерте алады. Ұзақ ұйықтап, барлық жұмыстарды орындай аласыз. Техниканың мәні қарапайым:

10: ұйқыға 10 сағат қалғанда — кофеиндік сусынды азайту.

3: ұйқыға 3 сағат қалғанда — тамақ пен спиртті ішімдіктер қабылдамау.

2: ұйқыға 2 сағат қалғанда — ешқандай жұмыс жасамау.

1: ұйқыға 1 сағат қалғанда — экраннан аулақ тұру.

0: алғаш оятқышыңыз шыққанда төсектен тұрыңыз (0 рет «Кейінге қалдыру» түймесін басу).

Техника неге пайдалы

• Жұмыс пен демалыстың кестесін орнатуға мүмкіндік береді.
• Демалыс пен жұмыстың үйлесімді түрде үйлесуі арқылы өнімділікті арттыруға және дұрыс жоспарлауға мүмкіндік береді.

Глеб Архангельскийдің техникасы

Техниканың мәні - барлық міндеттерді бірнеше төтенше деңгей бойынша бөлу: шұғыл және міндетті түрде орындалуы және уақытша орындалуы тиіс емес оларға.

Бұл әдіс келесі құралдарды және әдістерді, мысалы, тапсырмалар тізімдерін құрастыру, таймерлер мен ескертулерді пайдалану, жұмыс күнін және аптасын жоспарлау сияқты қолдануды клиентке мүмкіндік береді.

Мұның бәрі қойылған мақсаттарға жетуге көмектеседі.

Техника неге пайдалы

• Уақытты тиімдірек басқаруға мүмкіндік береді, міндеттерді әртүрлі деңгейлер бойынша бөлудің және оларды уақыт аралығында бөлудің арқасында.
• Алаңдататын факторлар мен екінші дәрежелі міндеттерден назарды кері салуға көмектеседі.
• Жұмыс жоспарлауға және ұйымдастыруға көмектеседі. Бұл өнімділікті арттырады және жұмыстың сапасын жақсартады.

Қорытынды

Тайм-менеджмент өз ресурстарын ақылмен пайдалану арқасында үлкен нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік береді. Бұл дағды жемісті жұмыс және үйлесімді өмір сүру үшін маңызды болып табылады.

Түрлі тайм-менеджмент әдістерін зерттеп, сіздің өміріңізді ұйымдастырған және өнімді ете түсетіндерін табыңыз.